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許多老闆都知道風險管理很重要, 可是說到要如何做, 大家確都是嘴巴說說沒人知道該怎麼做, 另外一種就是把問題point out出來然後沒有任何solution, 問題我點出來了發生不要說我沒提醒, 其實我們要的不祇是發現潛在問題, 怎麼解決及是否有效才更重要, 下面列出方法步驟照著做即可

1. 找出風險(risk identification): 將專案管理計畫(requirement, Scope of work, WBS, schedule, Qualty plan, ..),合約(term&condition, technical specification)拿出來分析是否有不確定因素存在, 再訪談利害關係人將這些可能的問題找出來列表

2. 定性分析(Qualitative analysis):將這些風險依影響專案目標達成的嚴重性分成大,中,小三類風險, 可評經驗綜合判斷風險大小, PMI的方法是用風險分數來決定, Risk scoring=P*I, Probability: 該風險發生的機率, Impact: 如果該風險發生後對專案目標(Time, cost, scope, quality)的影響大小. P與I都用小數來表示, ex: 0.7*0.4=0.28

3. 定量分析(Quatitative analysis): 針對大,中風險因為對專案目標影響大, 所以須進一步做量化分析, 這一類分析可用機率分析(Monde Carol)或What if(試算)來模擬該風險如果發生對專案目標的影響有多大, 機率分析可以跑出專案完成時程或成本的各種機率(ex: 3/12完成的機率是多少, 那3/20完成的機率是多少, 專案完成時成本是100萬的機率是多少, 105萬的機率是多少)真正大型專案才建議用Monde Carol因為你要得到如此精確的分析, 必須要將每個活動的連續機率估計都輸入才可能達成, 一般專案我們用Microsoft Project 來試算(waht if)即可

4. 風險回應(Risk response): 就是針對每個風險找到對策將風險發生機率降低(mitigate)或消除(avoid)或藉由外包(contract)轉移(transfer)給第三者

5. 風險監控(Risk Monitoring&Control): 針對風險我們做了風險回應, 但是到底這些solution 是否有效, 我們要持續觀察每個風險P與I是否有降低

舉個例子我們說開快車容易發生事故所以我們把 1. 速度降低, 2繫上安全帶或機車帶安全帽 我們就可把事故發生的機率降低及萬一發生後讓自己與對方的傷害都減少

最後用Excel建立一個風險管控表(Risk register)來持續監控是否有新的風險, 是否大風險->中風險->小風險, 整體風險分數是否持續降低, 應變準備時間或準備金(contigency reserve)剩下多少.

Risk register format:

項次, 風險描述, 原因, 影響說明, 發現日, 負責人, 風險大小, 回應方式, 需要費用/時間, 目前處理情形, 完成/進行中

可參考另一篇文章 為什麼要考專案管理師 , Identify Satkeholder(找出利害關係人)

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