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在完成了外購的範疇(Statement of work), 我們也選擇了最適合的合約類型後, 接下來就是準備要讓潛在的供應商(系統整合商)提出解決方案(Proposal)來滿足你專案外購的需求, 因為我們要Proposal所以我們要提出一個RFP(Request For Proposal)告訴潛在的供應商(系統整合商)提出解決方案(Proposal), 所以在RFP裡除了外購的範疇(Statement of work)外我們還要加上各種合約條文來限制甲乙雙方的權力及義務, 例如交期, 付款條件, 罰則, 合約爭議處理, 合約中止, 違約, 不可抗力...這些合約條文一般在大公司的法律部門都有標準版本的中英文合約(Standard provisions), 我們稱這些合約條文為 clause, 總稱為 Term&Condition, 除了這標準版本的條文外每個專案都有其差異性, 這些差異需要供應商(系統整合商)或甲方(buyer)特別遵守的稱為特訂條款(Special provisions), 例如系統或產品規格, 專案特別需求(標準條款沒有), 這些條文會影響供應商的投標意願及報價, 專案經理也要確認透過合約條文將風險轉移給供應商, 所以專案經理要參考自己的主約條文然後back to back 將風險(例如交期,罰則,品質...)透過合約條文轉移出去, 所以專案經理必須要參與採購流程
接下來再將評選標準, NDA(Non-disclosure Agreement), 投標/答標說明及邀請函附上我們就完成RFP, ex:如下:
Procurement Doc.RFQ? RFP?IFB?
1)SOW
2)T&C
3)Specification
4)Compliance table
5)Instruction to tenderers/bidders
6)NDA(Non-disclosure agreement)
7)BOM(Bill of material) 詳細價目表ex:
8)Cost breakdown form 單價分析表
9)Annex- procedure, practice, drawing, … .
10)IFB-inviation for bid
The interpretation shall be done in accordance with the above mentioned sequence of the priority.
BOM: Hardware, software, license, documentation., training, shipping, service (installation, testing, integration, migration, overhead), maintenance, attachment.
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